L’entrée en vigueur du Règlement européen sur les produits cosmétiques [1] en juillet 2013 a focalisé une grande partie des débats de la 9e édition du Congrès Parfums et Cosmétiques « Enjeux Réglementaires » organisé par la Cosmetic Valley et Chartres Métropole. Parmi les 468 personnes réunies à cette occasion, de nombreux représentants de PME, plutôt unanimes sur un point : l’échéance peut sembler encore lointaine, mais compte tenu de l’ampleur de la tâche à accomplir, le temps est compté !

Du temps et de l’argent

Il faut reconnaître que, du Règlement REACH au nouveau Règlement sur les produits cosmétiques en passant par le Règlement CLP [2] (pour Classification, Labelling and Packaging of substances and mixtures), l’étendue des questions abordées lors du Congrès était impressionnante et l’empilement des législations pouvait laisser perplexe. Mais, «  il ne faut pas verser dans un discours anti réglementaire, » tempère Anne Dux, Directrice des affaires scientifiques et réglementaires de la Fédération des entreprises de la beauté (FEBEA). «  Les règlements REACH et CLP sont déjà assez anciens. De plus les PME de notre secteur sont peu confrontées à REACH. Un peu plus au règlement CLP, pour la protection de leurs salariés. En revanche, elles sont bien plus concernées par lerèglement ’cosmétiques’, et à notre sens, elles ne sont pas encore prêtes, » ajoute-t-elle.

Une des explication de ce départ tardif des entreprises est notamment le fait que plusieurs points du nouveau cadre réglementaire n’ont été précisés que tardivement. Mais pour Jean-Marc Giroux, président de COSMED, «  toutes les entreprises vont se conformer à leurs obligations. » Le représentant de l’association des PME de la filière cosmétique en France, précise toutefois que le problème essentiel est celui des ressources en temps et en argent à allouer à cet objectif. « Nous ne contestons pas l’intérêt du règlement sur les cosmétiques, ni ses avantages pour les consommateurs et même pour les entreprises, mais les ressources financières à consacrer à sa mise en œuvre sont importantes.  »

Une analyse que partage la FEBEA qui a même chiffré à « un équivalent temps plein pour 75 formules » les ressources qu’une entreprise doit allouer aujourd’hui pour être prête au mois de juillet 2013.

En tout cas, dans un tel contexte, la décision française de taxer son industrie cosmétique tombe plutôt mal.

Les étapes clefs

Toutefois, la bonne organisation de la transition apparaît toute aussi importante que l’allocation des ressources nécessaires. «  Il ne faut pas se tromper dans les priorités, insiste Anne Dux, on constate que les entreprises ont tendance à s’interroger d’abord sur la notification, alors que c’est vraiment la chose à faire en dernier. »

Les priorités sont, dans l’ordre décroissant :

– Vérifier que sa production est conforme aux bonnes pratiques de fabrication, et donc auditer ses fournisseurs, si on ne produit pas soi-même,
– Organiser sa cosméto-vigilance. «  Et cela concerne aussi les PME. Dire que l’on n’a pas de problème n’est pas une réponse ; car tant que l’on n’est pas bien organisé pour voir on risque de ne jamais rien voir, » insiste la Directrice des affaires scientifiques et réglementaires de la FEBEA. « Nous organisons le 30 janvier 2012, une réunion sur ce sujet, gratuite et ouverte à tous. »
– Revisiter tous les contrats avec ses partenaires, pour vérifier qu’ils sont conformes aux exigences du Règlement. Pour les contrats avec les fabricants, il s’agit notamment des dispositions relatives aux bonnes pratiques. Pour les contrats avec les distributeurs, ce sont les clauses à la cosméto-vigilance qui sont importantes.
– Ensuite, on peut attaquer la mise à jour du dossier d’information sur le produit, sachant que sur ce point les lignes directrices définitives n’ont pas encore été publiées par la Commission européenne et sont encore sous forme de projet.

Ce dernier point est probablement celui où les PME risquent de faire face aux plus grandes difficultés. « À notre sens, le principal problème pour les PME est qu’elles vont être confrontées à des questions techniques complexes, notamment en matière de toxicologie. Elles auront besoin de solliciter des experts qui vont être de moins en moins disponibles, et elles devront obtenir de leurs fournisseurs des informations que ceux-ci peuvent être réticents à fournir, » explique Pierre Perrier, co-fondateur d’Essential Consulting.

Pour aider les entreprises lors de cette étape, la FEBEA propose un service de diagnostique des dossiers dans la perspective de leur transition. «  Nous dépêchons une personne au sein de l’entreprise, un spécialiste qui identifie les points clefs de chaque dossier, » ajoute Anne Dux.

De son côté, COSMED lancera en janvier son Guide de l’annexe 1, un manuel de 150 pages conçu pour aider les entreprises à mettre leurs dossiers cosmétiques en conformité avec les nouvelles exigences.

Les ressources à allouer à cette étape sont d’environ une semaine équivalent temps-plein par dossier, toujours selon la FEBEA.

Une fois toutes ces étapes accomplies, et seulement à ce moment, il est alors possible d’effectuer la notification via le portail web mis en place par la Commission européenne à cet effet. En notifiant le produit, on s’engage sur sa conformité vis-à-vis de la nouvelle réglementation. Le portail mis en place par la Commission européenne sera accessible à partir du 11 janvier 2012. Et d’ici juillet 2013 entre 500.000 et 700.000 notifications sont attendues.