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Réglementations

« Le nouveau Règlement européen sur les cosmétiques va changer notre façon de travailler ! » Sylvain-Romain Cotte

Le Dr Sylvain-Romain Cotte, spécialiste des réglementations cosmétiques, fondateur et directeur de SRC Consulting, s’apprête à lancer une nouvelle société, pour faciliter l’accomplissement des obligations règlementaires mais aussi optimiser la relation entre sous-traitants et donneurs d’ordre.

Sylvain-Romain Cotte

Sylvain-Romain Cotte


Premium Beauty News - Vous lancez une nouvelle offre pour aider les entreprises du secteur cosmétique à remplir leurs obligations réglementaires. Le nouveau Règlement européen va-t-il changer la donne à ce niveau ?

Sylvain-Romain Cotte - Le Règlement sur les produits cosmétiques [1], qui sera d’application obligatoire au plus tard le 11 juillet 2013, introduit plusieurs nouveautés, dont certaines auront un impact important sur la vie des entreprises. Mais surtout, il clarifie des points juridiquement ambigus ou qui étaient diversement interprétés d’un État membre de l’Union européenne à un autre. C’est le cas, notamment, de la notion de responsable de la mise sur le marché. L’article 4 et l’article 5 du Règlement fournissent une définition très précise de la mission et du champ de la responsabilité du metteur sur le marché. Ils prévoient également que la Personne Responsable de la mise sur le marché peut être un tiers, expressément désigné par le fabricant, le donneur d’ordre ou l’importateur.

Notre analyse est que l’entrée en vigueur du Règlement, en supprimant de nombreuses zones grises, va amener un certain nombre d’entreprises, notamment les distributeurs, les sous-traitants et les importateurs de produits cosmétiques à revoir leur façon de travailler.

Premium Beauty News - Assurer la conformité réglementaire totale de l’entreprise et de ses produits peut représenter une charge de travail assez lourde, notamment pour les petites entreprises.

Sylvain-Romain Cotte - Tout-à-fait ! C’est pourquoi nous proposons trois prestations via une nouvelle entité juridique que nous avons créée, International Beauty Office SAS, avec pour objectif de permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et leur permettre de bénéficier d’économies d’échelles sur les questions réglementaires.

Première offre de service : le rôle de personne morale responsable de la mise sur le marché des produits des entreprises qui le souhaitent. Conformément aux exigences du Règlement, International Beauty Office s’assure de la conformité totale du produit cosmétique vis-à-vis de la réglementation européenne et engage sa responsabilité à ce titre. Ce service est destiné plutôt aux PME qui n’ont pas la possibilité de mettre en place leur propre service réglementaire ni d’assurer une veille règlementaire permanente, ainsi qu’aux marques de cosmétiques installées dans un État non membre de l’Union Européenne et dont l’importateur ou le distributeur ne souhaite pas « endosser » la responsabilité de metteur sur le marché.

Seconde offre de service : la notification européenne. À partir du premier janvier 2012, les entreprises vont pouvoir commencer à notifier leurs produits auprès de la Commission européenne par voie électronique et devront être en conformité avec cette exigence au plus tard en juillet 2013. Les metteurs sur le marché doivent donc s’organiser pour effectuer ces démarches en interne ou par le biais de prestataires qualifiés. Il faut réunir les informations nécessaires et hiérarchiser le travail en accordant la priorité aux produits dont on est certain qu’ils seront encore sur le marché après juillet 2013 et en écartant ceux dont on sait qu’ils ne seront plus disponibles à cette date. Pour satisfaire aux exigences de confidentialité, c’est une prestation que nous proposons aussi de réaliser dans les locaux de nos clients en allouant notre personnel formé sur une période donnée.

Troisième offre de service : le Dossier d’Information Produit (DIP) électronique. Nous constituons, gérons et validons de manière électronique pour nos clients les Dossiers d’Information Produit requis par la réglementation européenne.

Je reste par ailleurs à la tête de SRC Consulting qui propose toujours un ensemble de prestations de conseil & d’expertise (mise en conformité réglementaire des produits à l’importation et à l’exportation, audits de conformité des sites industriels aux Bonnes Pratiques de Fabrication Cosmétique selon la norme EN ISO 22716).

Premium Beauty News - Quand vous parlez d’économie d’échelles, cela se concrétise comment ?

Sylvain-Romain Cotte - Notre cœur de métier c’est la réglementation, celui de nos clients c’est essentiellement la recherche et le développement, le marketing et la commercialisation des produits cosmétiques. Pour des entreprises de taille moyenne et/ou les entreprises de pays tiers qui souhaitent commercialiser leur produits dans l’Union européenne, il est évidemment préférable sur le plan des contraintes réglementaires de faire appel à une structure prestataire spécialisée plutôt que d’internaliser tous les coûts.

Nous avons également investi dans la conception et le développement d’un progiciel unique adapté à la gestion informatisée des Dossiers d’Information Produit (DIP) des cosmétiques et accessible si nécessaire en ligne totalement sécurisée : « DIP-online.com ». C’est un outil à la fois innovant et convivial dans son utilisation, basé sur tout notre savoir-faire et notre expérience opérationnelle. Il permet ainsi la création, la gestion, le téléchargement et l’édition d’un DIP selon un processus simple. Bien entendu, le stockage, l’archivage et la traçabilité des données techniques sont assurés et réalisés en toute sécurité et confidentialité. Selon le choix des clients, nous prenons en charge soit la validation des données techniques du DIP soit nous assurons un total full service du DIP avec ses mise à jour. Pour le moment, cet outil n’est pas destiné à la réalisation des dossiers d’enregistrement à l’export hors Union européenne. Nous avons développé l’outil expert sur les exigences réglementaires européennes. Il est donc très adapté aux besoins des opérateurs du marché européen.

Par ailleurs, nous sommes en train de développer des partenariats sur DIP Online et nous travaillons déjà avec d’autres prestataires pour offrir une gamme de services très complète et de qualité.

Nous prévoyons de présenter notre société et DIP Online à Paris au début de l’année prochaine.

Premium Beauty News - L’intervention de tiers, comme votre nouvelle société, ne pose-t-elle pas de problèmes de confidentialité ?

Sylvain-Romain Cotte - Bien au contraire, elle permet souvent de les résoudre ! Je suis convaincu que notre intervention est susceptible de faciliter la relation entre donneurs d’ordre et sous-traitants. Nous savons tous que les donneurs d’ordre, qui ont besoin de toutes les garanties en matière de conformité réglementaire ont parfois du mal à obtenir toutes les informations techniques légales qu’ils souhaitent de la part de leurs fournisseurs ou sous-traitants. Ces derniers sont en effet légitimement soucieux de préserver la confidentialité de certaines informations clefs. Dans ce contexte, l’intervention d’un tiers, comme International Beauty Office SAS, qui se porte garant de la conformité réglementaire est de nature à rassurer toutes les parties. De plus, notre progiciel DIP-Online permet, en toute transparence et avec l’accord contractuel des parties concernées (Donneur d’Ordre et sous-traitant), de filtrer à l’édition certaines informations du DIP si nécessaire. Notre société reste garante que toutes les informations légales ont bien été fournies. Les autorités de contrôle ont bien entendu accès à l’ensemble des données du DIP à leur demande.

Propos recueillis par Vincent Gallon

Notes

[1] Règlement (CE) No 1223/2009 du Parlement européen et du Conseil du 30 novembre 2009 relatif aux produits cosmétiques

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